Anforderungen: Jeder Geschäftsvorfall ist lt. GoBD "zeitnah", d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundbuch-Aufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen, wobei bei unbaren Geschäftsvorfällen eine Erfassung innerhalb von 10 Tagen als "unbedenklich" gilt.
Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von 8 Tagen nach Rechnungseingang beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. Eingangsrechnungen, die nicht in dieser Frist beglichen werden, sind kreditorisch zu erfassen und werden im Kontokorrent-Journal dokumentiert. Für Kasseneinnahmen und -ausgaben gilt weiterhin die tägliche Aufzeichnungspflicht.
Die Funktion der Grundbuch-Aufzeichnungen kann auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden, wobei dokumentiert werden muss, wie der Belegeingang und -ablage organisiert ist und wie die gesammelten Belege gegen Verlust und unberechtigten Zugriff gesichert werden.
Durch den Buchungsabschluss werden die erfassten Buchungen "festgeschrieben" und sind nicht mehr veränderbar. Der späteste Termin dieser Festschreibung unterliegt jetzt konkreten Fristen und orientiert sich an dem Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Sperre des Buchungsmonats: Im Zusammenhang mit der Festschreibungs-Frist kann es sinnvoll sein, die "festgeschriebene" Buchungsperiode zu sperren, um ein versehentliches Buchen in diesem Zeitraum zu vermeiden. Das Programm hierfür befindet sich unter "BEARBEITEN - 08.Tagesende/-abschluss - Punkt 14".
Nach Auswahl der zu sperrenden Buchungsperiode setzen Sie getrennt die Sperre für manuell erfasste Buchungen und für automatische Buchungen (Rechnungsimport, Bankauszugs-Verbuchung, Zahlungsverbuchung etc.). Bei der Sperre des Monats für automatische Buchungen können Sie zwischen unterschiedlichen Vorgehensweisen wählen, z. B. die automatische Erhöhung des Buchungsdatums auf eine noch nicht gesperrte Periode.
Die ausführliche Erläuterung des Programms entnehmen Sie dem entsprechenden Handbuch-Kapitel 104-2.
